Kostenlose Vorlage · ISO 9001:2015, Kapitel 8.7 / 10.2

Abweichungsbericht Vorlage (ISO 9001)

Nicht jeder Fehler ist eine Kundenreklamation. Das falsch gesägte Teil, die vertauschte Charge, das Maß außerhalb der Toleranz im Zwischenschritt: das sind interne Abweichungen, und Kapitel 8.7 verlangt, dass fehlerhafte Ergebnisse gekennzeichnet, gesteuert und mit einer dokumentierten Entscheidung behandelt werden. Nacharbeit, Sonderfreigabe, Sperren oder Ausschuss, und wer das entschieden hat.

Dieser Bericht ist bewusst eine Seite plus Maßnahmenteil, damit er in der Fertigung wirklich benutzt wird. Der 8D-Report ist für die schweren und die Kundenfälle da; für den Alltag reicht dieses Formular, und ein gelebter Ein-Seiten-Bericht schlägt im Audit jeden ungenutzten 8D-Ordner.

Stand: 17.09.2026 · gepflegt von w2 Labs

Was gehört rein

Was ist passiert

Abweichung mit Artikel, Auftrag, Menge, Fehlerbild und Entdeckungsort. Fakten, keine Schuldzuweisung.

Kennzeichnung und Sperrung

Wo ist die fehlerhafte Ware jetzt, und wie ist sie gegen versehentliche Verwendung gesichert? Das ist die Kernforderung von 8.7.1.

Entscheidung

Eine der vier Normoptionen: Nacharbeit, Sonderfreigabe (ggf. mit Kundenzustimmung!), Sperren/Rückgabe, Ausschuss. Mit Name und Datum des Entscheiders.

Erneute Prüfung nach Nacharbeit

Nachgearbeitete Teile müssen erneut geprüft werden (8.7.1 letzter Satz), das Ergebnis gehört in den Bericht.

Ursache (kurz)

Ein bis zwei Warum-Stufen reichen hier. Wird ein Muster daraus, ist der 8D-Report oder eine Maßnahme im Maßnahmenplan dran.

Korrekturmaßnahme

Nur wenn nötig: nicht jede Einzelabweichung braucht eine Systemmaßnahme (10.2 verlangt Angemessenheit). Die bewusste Entscheidung „keine“ ist zulässig und wird notiert.

So füllst du die Vorlage aus

1. Fülle den Kopf und die Beschreibung direkt am Ort des Geschehens aus, mit Artikel, Auftrag und Menge. Ein Foto dazu ist mehr wert als ein Absatz.
2. Sperre die betroffene Ware sofort und schreib hin, wie: Sperrlager, rotes Etikett, Palette markiert. „Steht noch an der Maschine“ ist keine Steuerung.
3. Hole die Entscheidung von der Person, die sie treffen darf (in der Regel Fertigungsleitung oder QM), und dokumentiere sie mit Name und Datum. Bei Sonderfreigabe mit Kundenbezug: Zustimmung des Kunden einholen und ablegen.
4. Prüfe nachgearbeitete Teile erneut und trage das Ergebnis ein. Das ist der Schritt, der beim improvisierten Zettel immer fehlt und den der Auditor kennt.
5. Frage kurz nach der Ursache (ein bis zwei Warum-Stufen). Entscheide dann bewusst: Einzelfall abhaken oder Korrekturmaßnahme in den Maßnahmenplan, und schreib die Entscheidung hin.
6. Sammle die Berichte an einem Ort und zähle sie monatlich. Häufungen je Fehlerart sind dein bester Rohstoff für Verbesserung und ein starkes Signal an den Auditor, dass 8.7 gelebt wird.

Worauf der Auditor schaut

• Wird fehlerhafte Ware nachweislich gekennzeichnet und gesperrt, oder liegt sie unmarkiert neben der Gutware? Das prüft der Auditor in der Halle, nicht im Ordner.
• Gibt es zur Abweichung eine dokumentierte Entscheidung mit Befugnis (wer durfte das entscheiden)?
• Wurden nachgearbeitete Teile erneut geprüft?
• Bei Sonderfreigaben: Liegt die Zustimmung des Kunden vor, wo sie nötig war?
• Werden Abweichungen ausgewertet (Anzahl, Muster), und fließen Häufungen in Korrekturmaßnahmen oder die Managementbewertung?

Häufige Fragen

Wann reicht der Abweichungsbericht, wann braucht es einen 8D-Report?

Der Abweichungsbericht ist für interne Einzelfälle: falsch gefertigt, falsch geliefert bekommen, im Prozess entdeckt. Der 8D-Report ist für Kundenreklamationen, wiederkehrende Fehler und alles, wo eine gründliche Ursachenanalyse im Team nötig ist. Faustregel: Ist ein Kunde betroffen oder wiederholt sich das Bild, dann 8D.

Was ist eine Sonderfreigabe?

Die dokumentierte Entscheidung, ein Produkt trotz Abweichung zu verwenden oder auszuliefern (die Norm nennt es „Annahme unter Sonderfreigabe“, 8.7.1). Sie braucht eine befugte Person und, wenn Kundenanforderungen betroffen sind, die Zustimmung des Kunden. Ohne diese Zustimmung ausgeliefert ist eine Sonderfreigabe keine Freigabe, sondern ein Vertragsverstoß.

Muss jede interne Abweichung dokumentiert werden?

Die Norm verlangt dokumentierte Information über Abweichungen und getroffene Maßnahmen (8.7.2), nennt aber keine Bagatellgrenze. Praktikabel ist eine definierte Schwelle, z. B. alles, was gesperrt, nachgearbeitet oder verschrottet wird, bekommt einen Bericht; der sofort korrigierte Tippfehler nicht. Die Schwelle gehört ins QM-System, dann ist sie auch auditfest.

Braucht jede Abweichung eine Korrekturmaßnahme?

Nein. 10.2 verlangt Maßnahmen „entsprechend den Auswirkungen“. Ein einmaliger Bedienfehler braucht keine Systemänderung, ein wiederkehrender schon. Wichtig ist, dass die Entscheidung bewusst getroffen und notiert wird, dafür hat der Bericht das Ankreuzfeld.

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