Kostenlose Vorlage · ISO 9001:2015, Kapitel 7.2

Qualifikationsmatrix Vorlage (Schulungsmatrix, Excel)

Kapitel 7.2 der ISO 9001 verlangt vier Dinge: die nötige Kompetenz je Tätigkeit bestimmen, sicherstellen, dass die Personen sie haben, Lücken schließen (Schulung, Einarbeitung) und das Ganze nachweisen können. Die Qualifikationsmatrix ist das Werkzeug, mit dem das auf einer Seite sichtbar wird, und eines der ersten Dokumente, die ein Auditor in der Fertigung sehen will.

Diese Vorlage besteht aus zwei Blättern: der Matrix (wer kann was, in vier Stufen) und dem Nachweisblatt (Zertifikate, Schulungen, wiederkehrende Unterweisungen mit Fälligkeitsdatum). Die zweite Hälfte fehlt in den meisten selbstgebauten Matrizen, dabei fragt der Auditor genau danach: „Woher wissen Sie, dass Herr X das kann, und wann war die letzte Unterweisung?“

Stand: 17.09.2026 · gepflegt von w2 Labs

Was gehört rein

Tätigkeiten (Spalten)

Die qualifikationsrelevanten Tätigkeiten deines Betriebs: Maschinen, Prüfungen, Sonderprozesse (Schweißen!), Freigaben. Nicht jede Aufgabe, nur die, bei denen fehlende Kompetenz die Qualität gefährdet.

Kompetenzstufen 0 bis 3

0 = nicht qualifiziert, 1 = in Einarbeitung (nur unter Aufsicht), 2 = arbeitet selbstständig, 3 = darf einweisen und schulen. Vier Stufen reichen, feinere Skalen pflegt niemand.

Soll-Zeile

Wie viele Personen mit Stufe 2+ braucht jede Tätigkeit mindestens? Das macht Engpässe sichtbar, bevor der Urlaub sie findet.

Nachweisblatt

Je Person und Qualifikation: Art des Nachweises (Zertifikat, interne Schulung, Einweisung), Datum, Gültigkeit, nächste Fälligkeit.

Wiederkehrende Unterweisungen

Arbeitssicherheit (DGUV V1: mindestens jährlich), Kran, Stapler, Ersthelfer. Mit Fälligkeitsdatum, damit nichts verfällt.

So füllst du die Vorlage aus

1. Sammle die qualifikationsrelevanten Tätigkeiten, nicht die Stellenbeschreibungen. Frag je Prozess: Was geht schief, wenn das jemand Unqualifiziertes macht? Das ist eine Spalte.
2. Bewerte gemeinsam mit den Führungskräften, nicht am Schreibtisch. Die Stufen 2 und 3 müssen die Meister vergeben, sie stehen dafür gerade.
3. Trage in die Soll-Zeile ein, wie viele Könner jede Tätigkeit mindestens braucht. Jede Spalte, die nur von einer Person abgedeckt wird, ist ein Risiko für die 6.1-Bewertung.
4. Pflege zu jeder Stufe ab 2 einen Nachweis im zweiten Blatt: Zertifikat, Schulungsnachweis oder dokumentierte Einweisung mit Unterschrift. Ohne Nachweis ist die Stufe im Audit nichts wert.
5. Terminiere die wiederkehrenden Unterweisungen mit Fälligkeitsdatum und prüfe das Blatt quartalsweise auf Überfälliges. Abgelaufene Unterweisungen sind der häufigste Personalfund in Audits.
6. Aktualisiere die Matrix bei jedem Personalwechsel und mindestens jährlich, mit Standdatum. Eine Matrix von vorletztem Jahr mit ausgeschiedenen Mitarbeitern ist schlimmer als keine.

Worauf der Auditor schaut

• Gibt es zu den behaupteten Stufen Nachweise? Der Auditor greift eine Person heraus und will Zertifikat oder Schulungsnachweis sehen.
• Sind Sonderprozesse (Schweißen, Kleben, zerstörungsfreie Prüfung) mit gültigen Qualifikationen belegt? Dort sind die Anforderungen oft normativ geregelt.
• Sind die wiederkehrenden Unterweisungen aktuell, oder ist etwas überfällig?
• Passt die Matrix zur Realität in der Halle? Wenn an der Säge jemand arbeitet, der dort mit 0 geführt ist, ist das eine Abweichung.
• Steht auf der Matrix ein Standdatum und ein Verantwortlicher für die Pflege?

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Qualifikationsmatrix und Schulungsmatrix?

In der Praxis meinen beide dasselbe Werkzeug aus zwei Blickwinkeln: Die Qualifikationsmatrix zeigt den Ist-Stand der Kompetenzen, die Schulungsmatrix die geplanten und fälligen Schulungen. Diese Vorlage enthält beides: die Matrix für den Ist-Stand, das Nachweisblatt für Schulungen und Fälligkeiten.

Welche Kompetenzstufen sind üblich?

Vier Stufen haben sich durchgesetzt: 0 = nicht qualifiziert, 1 = in Einarbeitung (arbeitet unter Aufsicht), 2 = arbeitet selbstständig, 3 = darf andere einweisen und schulen. Wichtiger als die Skala ist, dass die Stufen definiert sind und die Vergabe nachvollziehbar ist.

Reicht die Matrix als Kompetenznachweis nach ISO 9001?

Nein, die Matrix ist die Übersicht. Als „dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz“ (7.2 d) braucht es dahinter die Belege: Zertifikate, Schulungsnachweise, dokumentierte Einweisungen. Genau dafür ist das zweite Blatt dieser Vorlage da.

Wie oft müssen Unterweisungen wiederholt werden?

Das regelt nicht die ISO 9001, sondern das jeweilige Regelwerk: Arbeitsschutz-Unterweisungen nach DGUV Vorschrift 1 mindestens jährlich, Stapler und Kran jährlich, Ersthelfer-Fortbildung alle zwei Jahre. Trage die Frist je Unterweisung im Nachweisblatt ein, dann rechnet sich die Fälligkeit von selbst.

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