Kostenlose Vorlage · ISO 9001:2015, Kapitel 4.4

Prozessbeschreibung Vorlage (ISO 9001)

Kapitel 4.4 verlangt, dass du deine Prozesse bestimmst: Eingaben, Ergebnisse, Abläufe, Verantwortliche, Kennzahlen, Risiken. Wie du das dokumentierst, ist deine Sache, die Norm schreibt weder Flussdiagramme noch eine bestimmte Form vor. Sie verlangt dokumentierte Information „in dem Umfang, wie sie notwendig ist“.

Diese Vorlage ist die Form, die sich im Mittelstand bewährt: zwei bis vier Seiten je Prozess, der Ablauf als Tabelle statt als Diagramm, weil eine Tabelle von jedem gepflegt werden kann und die Spalten „Verantwortlich“ und „mitgeltende Dokumente“ gleich mitliefert. Genau die beiden Spalten machen aus einer Beschreibung ein Arbeitsdokument.

Stand: 17.09.2026 · gepflegt von w2 Labs

Was gehört rein

Prozessname und Prozesseigner

Ein Prozess braucht genau einen Eigner: die Person, die den Ablauf ändern darf und für die Kennzahl geradesteht.

Zweck

Ein Satz: Wozu gibt es den Prozess, was wäre ohne ihn kaputt? Wenn der Satz schwerfällt, ist es vielleicht kein eigener Prozess.

Geltungsbereich

Wo beginnt und wo endet der Prozess (Auslöser und Abschluss)? Die Grenzen verhindern Lücken und Doppelzuständigkeiten zwischen Prozessen.

Eingaben und Ergebnisse

Was muss vorliegen, damit der Prozess starten kann, und was kommt heraus? Das verbindet die Prozesse untereinander (Ergebnis des einen = Eingabe des nächsten).

Ablauf als Schritttabelle

Je Schritt: Tätigkeit, Verantwortlicher (Rolle, nicht Name!), mitgeltende Dokumente und entstehende Aufzeichnungen. Rollen statt Namen, sonst ist die Beschreibung beim nächsten Personalwechsel falsch.

Kennzahl

Woran wird gemessen, ob der Prozess funktioniert? Eine reicht, wenn sie ehrlich ist (Termintreue, Fehlerquote, Durchlaufzeit).

Risiken und Schnittstellen

Verweis auf die Risikoanalyse und die Nachbarprozesse. Kein neuer Inhalt, nur die Verbindung.

So füllst du die Vorlage aus

1. Schreib den Prozess so auf, wie er heute wirklich läuft, nicht wie er idealerweise laufen sollte. Eine Beschreibung, die die Halle nicht wiedererkennt, fällt im Audit beim ersten Mitarbeitergespräch auf.
2. Setze den Detailgrad nach Risiko: Der Kernprozess Fertigung verträgt fünfzehn Schritte, der Prozess Büromaterial-Bestellung keinen eigenen Prozess. Mehr als vier Seiten liest niemand.
3. Verwende Rollen statt Namen (Fertigungsleitung, nicht Herr Meier). Namen gehören in die Qualifikationsmatrix, nicht in die Prozessbeschreibung.
4. Fülle die Spalte „mitgeltende Dokumente“ ehrlich: Welche Arbeitsanweisung, welches Formblatt, welche Checkliste wird in diesem Schritt wirklich benutzt? Dokumente, die dort nicht auftauchen, sind Kandidaten fürs Ausmisten.
5. Lege eine Kennzahl fest und benenne, wo sie herkommt (ERP, Auswertung, Strichliste). Eine Kennzahl ohne Datenquelle wird nie gemessen werden.
6. Lass den Prozesseigner die Beschreibung freigeben und leg sie in die Dokumentenlenkung (Dok-Nr., Revision, Freigabedatum im Kopf). Bei jeder echten Ablaufänderung wird revidiert, nicht erst beim jährlichen Frühjahrsputz.

Worauf der Auditor schaut

• Stimmt die Beschreibung mit der Wirklichkeit überein? Der Auditor liest den Ablauf und lässt sich dann denselben Vorgang in der Halle zeigen.
• Kennen die Mitarbeiter die mitgeltenden Dokumente ihres Schritts, und liegen sie in der aktuellen Revision am Arbeitsplatz?
• Hat der Prozess einen Eigner und eine Kennzahl, und kann der Eigner den aktuellen Wert nennen?
• Passen die Schnittstellen: Übernimmt der Folgeprozess wirklich das, was hier als Ergebnis definiert ist?
• Ist die Beschreibung gelenkt (Revision, Freigabe) und aktuell, oder beschreibt sie den Stand von vor der letzten Umstellung?

Häufige Fragen

Brauche ich für jeden Prozess ein Flussdiagramm?

Nein. Die Norm verlangt bestimmte Inhalte (4.4.1), aber keine Darstellungsform. Eine Schritttabelle ist für die meisten Betriebe die bessere Wahl: sie ist ohne Spezialsoftware pflegbar und trägt Verantwortliche und Dokumente gleich mit. Ein Diagramm lohnt zusätzlich, wenn ein Prozess viele Verzweigungen hat.

Wie viele Prozesse braucht ein QM-System?

So viele, wie das Unternehmen wirklich hat, im Mittelstand meist 8 bis 15: Führung, die Kernprozesse von Anfrage bis Auslieferung und die unterstützenden (Personal, Instandhaltung, QM). Maßstab ist die eigene Prozesslandkarte, nicht das Inhaltsverzeichnis der Norm. Eine Beschreibung je Normkapitel ist ein sicheres Zeichen für ein Berater-System.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung?

Die Prozessbeschreibung beantwortet Wer-macht-was-in-welcher-Reihenfolge über einen ganzen Ablauf, die Arbeitsanweisung beschreibt einen einzelnen Arbeitsschritt im Detail (wie stelle ich die Maschine ein). Die Prozessbeschreibung verweist auf die Arbeitsanweisungen in der Spalte „mitgeltende Dokumente“.

Wie aktuell müssen Prozessbeschreibungen sein?

Sie müssen den gelebten Stand beschreiben, sonst sind sie im Audit ein Eigentor. Praktikabel: bei jeder echten Ablaufänderung revidieren (das merkt der Prozesseigner) und einmal jährlich, etwa vor dem internen Audit des Bereichs, gegenlesen. Das Auditprogramm ist dafür ein guter Taktgeber.

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