Kostenlose Vorlage · ISO 9001:2015, Kapitel 7.1.5

Prüfmittelliste Vorlage (Prüfmittelüberwachung, Excel)

Wenn du mit Messschieber, Waage oder Drehmomentschlüssel prüfst, ob dein Produkt passt, verlangt Kapitel 7.1.5: Diese Prüfmittel müssen geeignet, gewartet und, wo Messrichtigkeit gefordert ist, in geplanten Abständen kalibriert oder verifiziert sein, rückführbar auf nationale Normale. Und du musst es nachweisen können.

Das abgelaufene Kalibrierdatum ist einer der häufigsten Audit-Funde überhaupt, weil Listen ohne Fälligkeitslogik geführt werden. Diese Vorlage rechnet die Fälligkeit aus Intervall und letzter Kalibrierung selbst aus und färbt Überfälliges rot, sechzig Tage vorher gelb.

Stand: 17.09.2026 · gepflegt von w2 Labs

Was gehört rein

Ident-Nummer

Jedes Prüfmittel bekommt eine eindeutige Nummer, die auch auf dem Gerät steht (Gravur, Etikett). Ohne Nummer am Gerät keine Zuordnung im Audit.

Prüfmittel und Standort

Was es ist und wo es liegt. Der Auditor nimmt die Liste mit in die Halle und will Gerät Nr. 12 sehen.

Messbereich und Genauigkeit

Wofür ist das Gerät geeignet? Ein Messschieber mit 0,05-mm-Ablesung prüft keine 0,01-mm-Toleranz.

Kalibrierart

Extern (Labor mit Zertifikat), intern (gegen ein kalibriertes Referenzgerät, mit Anweisung) oder „nur Anzeige“ für Geräte ohne Prüfentscheid. Die Wahl gehört begründet.

Intervall und Fälligkeit

Intervall in Monaten je Gerät festlegen (typisch 12, beanspruchte Geräte kürzer). Die Fälligkeit rechnet sich selbst aus letzter Kalibrierung plus Intervall.

Status

aktiv, gesperrt, ausgesondert. Ein defektes oder überfälliges Gerät wird gesperrt und gekennzeichnet, nicht stillschweigend weiterbenutzt.

So füllst du die Vorlage aus

1. Erfasse alle Mess- und Prüfmittel, die über Produktkonformität entscheiden: Messschieber, Lehren, Waagen, Drehmomentschlüssel, Prüfstände. Reine Anzeigegeräte ohne Prüfentscheid kannst du als solche kennzeichnen und vom Kalibrierzwang ausnehmen, mit Begründung in der Bemerkung.
2. Vergib Ident-Nummern und bring sie am Gerät an. Liste ohne Nummer am Gerät bedeutet im Audit: nicht zuordenbar, also nicht überwacht.
3. Lege je Gerät Kalibrierart und Intervall fest. Extern mit Zertifikat für die Referenz- und kritischen Geräte, intern gegen ein extern kalibriertes Referenzgerät für die Masse der Handmessmittel, das ist der übliche und normkonforme Weg (interne Prüfanweisung dazu schreiben).
4. Trage die letzte Kalibrierung ein, die Fälligkeit rechnet sich selbst. Lege die Zertifikate und internen Prüfprotokolle unter der Ident-Nummer ab.
5. Prüfe die Liste monatlich auf Gelb und Rot und beauftrage rechtzeitig. Ein überfälliges Gerät wird gesperrt (Status, physisches Etikett), bis es kalibriert ist.
6. Wenn ein Gerät bei der Kalibrierung durchfällt: bewerten, was mit den Messungen seit der letzten Kalibrierung ist (7.1.5.2 verlangt genau das). Betroffene Prüfungen ggf. wiederholen, den Fall als Abweichungsbericht dokumentieren.

Worauf der Auditor schaut

• Stichprobe in der Halle: Der Auditor greift ein Messmittel vom Arbeitsplatz und sucht es in der Liste, dann das Kalibrierdatum, dann das Zertifikat.
• Sind Fälligkeiten überschritten? Das rote Datum ist der schnellste Audit-Fund der Welt.
• Ist die Rückführbarkeit belegt (externes Zertifikat, bzw. interne Prüfung gegen ein rückgeführtes Referenzgerät samt Anweisung)?
• Was passiert bei „durchgefallen“? Der Auditor fragt nach der Bewertung der zwischenzeitlichen Messergebnisse.
• Sind private oder unnummerierte Messmittel im Einsatz? Der Messschieber aus der Privatschublade ist ein Klassiker.

Häufige Fragen

Müssen alle Messmittel kalibriert werden?

Nein. Kalibrierpflichtig ist, was für den Nachweis der Produktkonformität gemessen wird und Messrichtigkeit erfordert (7.1.5.2). Ein Gerät, das nur zur Orientierung anzeigt, kannst du als „nur Anzeige“ kennzeichnen und ausnehmen, die Kennzeichnung am Gerät und die Begründung in der Liste machen das auditfest.

Darf ich intern kalibrieren?

Ja, gegen ein extern kalibriertes, rückgeführtes Referenzgerät und nach einer festgelegten Anweisung (was wird geprüft, mit welchen Grenzen, was passiert bei Überschreitung). So machen es die meisten Betriebe für Handmessmittel: ein Satz Endmaße oder ein Referenz-Messschieber geht jährlich ins Labor, der Rest wird intern dagegen geprüft.

Welche Kalibrierintervalle sind richtig?

Die Norm nennt keine, du legst sie selbst fest, nach Beanspruchung und Erfahrung. Üblich: 12 Monate als Ausgangswert, stark beanspruchte oder kritische Geräte 6, stabile selten genutzte 24. Wer Intervalle verlängert, sollte das mit unauffälligen Kalibrierhistorien begründen können.

Was tun, wenn ein Prüfmittel bei der Kalibrierung durchfällt?

Erstens Gerät sperren. Zweitens, und das verlangt 7.1.5.2 ausdrücklich: bewerten, ob die bisherigen Messergebnisse seit der letzten guten Kalibrierung gefährdet sind, und wenn ja, geeignete Maßnahmen: betroffene Produkte nachprüfen, ggf. Kunden informieren. Den Fall als Abweichungsbericht dokumentieren, dann ist auch der Nachweis da.

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