Kostenlose Vorlage · ISO 9001:2015, Kapitel 7.2 / 7.3

Unterweisungsnachweis Vorlage (DGUV / ISO 9001)

Unterweisungen haben zwei Herren: Der Arbeitsschutz verlangt sie nach DGUV Vorschrift 1 (§ 4: vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Veränderungen, mindestens jährlich, dokumentiert), und die ISO 9001 verlangt in 7.2 und 7.3, dass Beschäftigte kompetent und sich ihres Beitrags bewusst sind, mit Nachweis. Ein sauberer Unterweisungsnachweis bedient beide mit einem Blatt.

Diese Vorlage ist genau dieses eine Blatt: Thema, Inhalte in Stichpunkten, wer unterwiesen hat, Teilnehmerliste mit Unterschrift und der nächste Termin. Die Unterschrift ist der Punkt, an dem improvisierte Listen scheitern: ohne sie ist die Unterweisung im Streitfall und im Audit nicht nachweisbar.

Stand: 17.09.2026 · gepflegt von w2 Labs

Was gehört rein

Thema und Anlass

Was wurde unterwiesen (z. B. Sicherheit an der Kappsäge, neue Arbeitsanweisung AA-07) und warum: Erstunterweisung, jährliche Wiederholung, Änderung, Unfall/Beinahe-Unfall.

Grundlagen

Worauf stützt sich die Unterweisung: Betriebsanweisung, Arbeitsanweisung, DGUV-Regel, Betriebsanleitung des Herstellers. Mit Dokumentnummer.

Inhalte in Stichpunkten

Fünf bis zehn Punkte, was tatsächlich besprochen wurde. „Sicherheitsunterweisung durchgeführt“ ohne Inhalte ist kein Nachweis, sondern eine Behauptung.

Unterweisende/r

Wer unterwiesen hat, mit Funktion. Unterweisen darf, wer fachkundig ist, typischerweise die Führungskraft des Bereichs.

Teilnehmerliste mit Unterschrift

Jeder Teilnehmer bestätigt mit Unterschrift, dass er teilgenommen und verstanden hat. Das ist der eigentliche Nachweis.

Nächste Unterweisung

Datum der nächsten fälligen Wiederholung, damit der Termin in die Qualifikationsmatrix bzw. das Nachweisblatt wandern kann.

So füllst du die Vorlage aus

1. Bereite die Inhalte als Stichpunkte vor, entlang der Betriebsanweisung oder Arbeitsanweisung. Was auf dem Blatt steht, wird besprochen, nicht mehr und nicht weniger.
2. Unterweise mündlich und am Objekt, nicht per Rundmail. Eine Unterweisung ist ein Gespräch mit Vormachen und Nachfragen; die reine Kenntnisnahme per Unterschriftenliste ohne Ansprache gilt arbeitsschutzrechtlich nicht als Unterweisung.
3. Lass jeden Teilnehmer direkt im Anschluss unterschreiben. Nachträglich eingesammelte Unterschriften sind der klassische Bruch in der Beweiskette.
4. Unterweise Neue vor der ersten Tätigkeit, nicht in der zweiten Woche. „Vor Aufnahme der Tätigkeit“ ist die harte Anforderung der DGUV Vorschrift 1.
5. Trage den nächsten Termin ein und übernimm ihn in die Fälligkeitsverfolgung (z. B. das Nachweisblatt der Qualifikationsmatrix). Jährlich ist der Standard, bei Jugendlichen halbjährlich.
6. Lege die Nachweise je Bereich oder je Person ab, so wie deine Qualifikationsnachweise sortiert sind, damit im Audit ein Griff reicht.

Worauf der Auditor schaut

• Gibt es zu jeder Person eine aktuelle Unterweisung (nicht älter als ein Jahr), auch bei Leiharbeitern und Neuen?
• Stehen konkrete Inhalte auf dem Nachweis, oder nur ein Titel mit Unterschriften?
• Passen die Inhalte zur Tätigkeit? Die Kranunterweisung nützt nichts, wenn die Person an der Säge steht.
• Wurde vor Aufnahme der Tätigkeit unterwiesen (Eintrittsdatum gegen Unterweisungsdatum, das gleichen Prüfer wirklich ab)?
• Sind die Folgetermine geplant und wird die Fälligkeit überwacht?

Häufige Fragen

Wie oft müssen Unterweisungen wiederholt werden?

Arbeitsschutz-Unterweisungen mindestens einmal jährlich (DGUV Vorschrift 1, § 4), bei Jugendlichen halbjährlich (JArbSchG § 29). Zusätzlich anlassbezogen: vor Aufnahme der Tätigkeit, bei neuen Maschinen oder Stoffen, nach Unfällen oder Beinahe-Unfällen und bei erkennbar unsicherem Verhalten.

Wer darf unterweisen?

Die Unterweisung ist Aufgabe des Unternehmers und wird üblicherweise auf die Führungskräfte übertragen, die fachkundig für den jeweiligen Bereich sind. Die Sicherheitsfachkraft berät und unterstützt, ersetzt aber nicht die Führungskraft. Wichtig ist, dass die unterweisende Person das Thema beherrscht und Fragen beantworten kann.

Reicht eine E-Learning-Unterweisung?

Als Baustein ja, allein meist nicht. Die DGUV akzeptiert elektronische Unterweisung nur unter Bedingungen: die Inhalte müssen arbeitsplatzbezogen sein, eine Verständnisprüfung muss stattfinden, und ein persönliches Gespräch für Rückfragen muss möglich sein. Für Maschinen und Gefahrstoffe bleibt die praktische Unterweisung am Objekt der sichere Weg.

Was hat die Unterweisung mit ISO 9001 zu tun?

Kapitel 7.2 verlangt Kompetenz mit Nachweis, 7.3 verlangt, dass Beschäftigte Qualitätspolitik, relevante Ziele und ihren Beitrag kennen. Unterweisungen sind das Werkzeug, mit dem beides in die Belegschaft kommt, und der unterschriebene Nachweis ist die dokumentierte Information dazu. Deshalb prüfen ISO-Auditoren Unterweisungsnachweise genauso wie DGUV-Prüfer.

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